打造扁平化組織!正確使用 OKR 管理,從人才招募開始做起!

Yourator人資小酒館「第一夜」:如何建構扁平的招募流程與組織文化

Yourator人資小酒館「第一夜」:如何建構扁平的招募流程與組織文化

扁平化組織是現今企業,尤其是新創企業一直努力的方向,但是其實「扁平化組織」這件事是有一定的達成門檻的,要做好並不容易。

因此, Yourator 新創職涯平台從自家經營將近 2 年時間的社群品牌「 Yourator 新創小酒館」中獨立出專門為「人資」打造的社群活動「人資小酒館」,而開幕夜的內容就是「如何打造扁平化組織?」,邀請到 iKala 的共同創辦人暨人資長 Candy 來分享愛卡拉打造扁平組織文化與招募流程,驅動快速成長的秘訣!

同場,還有 Yourator 創辦人 Lydia 從人資服務提供方的角度,分享對於組織扁平化的觀點以及海內外的成功案例。

以下是由 Accupai 雲攝影共同創辦人暨營運長 Disney 做的活動紀錄分享,還原了現場的精彩片段,沒辦法到場參與的人資朋友們別錯過這篇好文!


今天是由iKala的Candy和Yourator的Lydia兩位對扁平化招募非常有心得的講者為我們分享:

Candy|iKala Co-founder/CFO & CHRO

iKala 共同創辦人暨人資長 Candy 蒞臨 Yourator 的「人資小酒館」

iKala 共同創辦人暨人資長 Candy 蒞臨 Yourator 的「人資小酒館」

引言

對 iKala 的 HR 團隊成員來說,be part of business是非常重要的,原因是產品服務要成功,背後的人很重要,而 HR 對於打造公司的人才而言是非常重要的,所以 HR 必須了解產品服務,才能找到適合的人才。

公司同事很常笑稱:「 HR 在公司的地位、話語權比其他主管還重要」,雖然是玩笑話,但背後也代表著大家深信「人才對於公司是非常重要的」。

關於組織型態上,傳統階級型組織比較偏向 top-down ,也就是所謂瀑布流決策,現在新創大多採用扁平化組織,好處是可以快速決策,也讓所有的員工更有 ownership 。

iKala的核心價值

在 iKala 的扁平化有四大要點:

  1. 精神:自由跟當責 Freedom & responsibility

  2. 管理工具:OKR

  3. 組織結構:matrix structure

  4. 重要價值:peer 同儕

自由跟當責 Freedom & responsibility

反應在制度面上,公司有採用 WFH 、OKR、 Peer interview 等制度,也會請每位來面試的人先看過 Netflix Culture 這個slide再來面談。

Netflix 的人資長有說過一段話「為何我們要賦權給我們的員工?因為我們一開始就把他們的權利拿走了」。但賦權其實就是自由與當責的基本精神,如果我們相信員工們是一流的人才,公司本來就不該限制他們的發展,也因為這個精神,在 iKala 是可以在家遠端工作的。

關於OKR

OKR 一定要搭配主管每月一次和同仁的一對一面談,確認關鍵結果有產出和進度,如果沒有就要協助調整。

iKala鼓勵員工把目標設高,但其中很重要的一點是, OKR 的設定不能跟個人績效掛鉤,不然目標設的愈高愈難達成,就沒有人敢設定足夠有挑戰的目標了。

每季一開始, CEO 會定出每季公司的目標,細分到各個事業單位上,事業單位的目標會再細分到每個同仁身上,而每個同仁都可以很清楚自己做的事情,是怎麼跟公司目標連接在一起的。

如此一來,公司的成長動能就不是來自於 top-down 的命令,而是來自於員工自發性 bottom-up 的目標設定。

最近剛好有個例子,在泰國和越南本季原本有一個目標是兩邊加起來要有 10 萬筆交易,但細分下去後,泰越兩邊的事業單位,提出各自都要有 10 萬筆交易的目標,所以變成了 10 萬 + 10 萬,總共 20 萬筆交易。

大家一起驅動事業單位成長,讓公司的目標加倍,到目前為止我們也發現,泰越非常有可能達成這個目標,這是一個我覺得很棒的 OKR 案例。

▎矩陣型組織 Matrix Structure

半年前 Candy 把會計部門切分,一人負責一個產品線,會計人員會開始參與產品線的營運流程,會計人員在產品線中可以很快提出帳務相關的SOP,對整體產品線的營運非常的有幫助。

▎同儕 Peer

在 iKala 的重點是,公司的每一個決策,都要可以聽到每一個同仁的聲音,有以下幾項實際制度:

  • 同儕獎金 peer bonus

每個同仁都可以提名其他同仁領取獎金(主要是獎勵做了職責以外的事情的同仁),傳統都是主管發獎金給下屬,這個做法翻轉了這個制度 >> 我個人覺得這件事真的非常扁平化!

  • 同儕互評 peer review

會有同仁互評,peer review的權重,有時甚至會比主管review的權重更高。

  • 同儕面試 peer interview


主管、實際共事的同事,所有的同仁都可以參與面試,甚至員工也能面試自己未來的主管,要的就是讓大家可以自己選擇未來的夥伴。

由扁平組織文化衍生出扁平招募文化,有幾個要點:

  1. 招募是每一個人的責任

  2. Peer interview is must

  3. 主管的voting權重跟每一位member一樣

  4. Shadow interview

註:什麼是 shadow interview ?
因為iKala非常在意面試官給面試者的印象,在成為正式的面試官前,要先旁聽2場interview,旁聽時不能發問,也不能投票表達意見

每個同仁都可能會被問到公司內的很多問題,所以我們做了很多公司相關問題的問與答簡報,每個加入 iKala 的同仁都要看過這份文件。

HR理解iKala的面試流程非常花時間和資源,但久而久之,每一位同仁都非常珍惜透過這個流程找到的每一個同事,我們覺得非常的值得。

Candy 很可愛的自己準備了兩個問題:

  1. Peer bonus會不會被濫用?

  2. 自由和當責的環境要怎麼管理,會不會有人取巧?

她也給出一個我覺得超棒的答案

互相信任!

公司和員工之間有沒有信任感是很重要的事, iKala 非常重視透明和誠信,一旦有任何資訊不對稱的情形發生,一定會立刻開除人,這件事是沒有模糊空間且零容忍的。

結語

「在高速成長的科技公司中,擔任百變HR,是挑戰也是很寶貴的部分!iKala給的不是頂級待遇,能那麼吸引人可能有以下幾個原因:公司文化、能跟一群優秀的人一起工作、海外工作機會
btw.iKala在今年度會推出海外輪調方案,希望更符合每個求職者的需求!」


Lydia|Yourator Founder

Yourator 創辦人 Lydia 分享她觀察到的幾個扁平化組織實行案例。

Yourator 創辦人 Lydia 分享她觀察到的幾個扁平化組織實行案例。

引言

在日本的網路業看到什麼?

日本對於人才是非常重視的, Lydia 在返台找工作的過程發現,台日在人才招募這件事上是很有落差的,想要推動台灣人才市場的變革,才創立了 Yourator 。

日本終身雇用制精神

日本過往有終身雇用制,報章雜誌說這件事開始崩壞,但其實精神是永在的,舉幾個例子:

  1. 日商在你到職3年左右就會要求你去帶人,不能複製成功模式的話,對公司來說你是不OK的

  2. 入職時會先寫2–3年後想要有的技能,公司HR會根據你入社的時間來幫你安排職務調動

  3. 日本會要求30歲前去過海外企業部,回來後再去財務部,策略部等等,非常在意人才的培養

這一切都是因為終身雇用制,讓公司對於人才培育是有不同看法的。

日本網路業如何在年功序列社會建立扁平化組織

主要會透過Grade制來進行人事考核,創造晉升空間激勵成長,區分成技術職和管理職兩條線來進行,透過「新事業提案制度」來創造組織的「扁平感」。

從上到下所有同仁都可以提一個新事業的規劃,會經過一系列的審查,最後通過所有審查的話,公司就會撥團隊及資源給這個人去進行新事業,最後如果進行的順利,這個提案者就會成為這個新 BU 的負責人。

在現場Lydia問了聽眾們在招募上面臨什麼挑戰?

P 社 HR :

新的時代,我們需要很多跨領域人才,但這樣的人很難找

A 社 HR :

接續上一位的問題,我們常會反問主管:你要找的人存在嗎?

S 社 HR :

要在市場搶軟體工程師,很辛苦!

Lydia 個人觀察到幾個困難點:

  1. 求職者賣方市場

  2. 高齡少子化帶來勞動力不足

  3. 求職者體驗+雇主品牌建構愈來愈重要 >> 很怕被求職者在公開社群上漫罵

  4. 招募速度與招募品質越來越難兩全 >> 才猶豫一會,人才就跑走了

  5. 徵才行銷化,但數據在哪裡? >> HR 只能用工人智慧,把這些資料一筆一筆的貼到 excel 中

Lydia 也跟我們介紹一個全新的招募方式:

團隊參與招募 Team-centric hiring|a.k.a 社員參加型和 SCRUM 型招募

  • 傳統是由用人主管決定JD,HR實際招募 > 可以找到老闆想要的人

  • 團隊參與是由團隊成員來討論JD及實際招募 > 容易找到跟團隊 Fit 的人

有幾項重點:

  • 透明 > 一切都放在枱面上

  • Data-driven > 用數據說話

  • Communication > 確認需求與想法一致

  • Collaboration —  peer interview &人才評價

  • Culture > 團隊覺得招募人才是共同責任

這個招募方式和軟體開發中的 SCRUM 精神是非常相似的,所以才會被稱為 SCRUM 型招募。

案例 1 Valve 信奉極端扁平主義的遊戲公司

從 1996 年後,公司就再也沒有主管的職缺了,在招募頁上會放一個 PDF 寫著「公司沒有老闆,你要自己去找到要做什麼事……」。

同時 PDF 中也有寫下:

你到職0–6個月,6–12個月時會遇到什麼事,該怎麼處理?

公司沒有職位升遷這件事,員工要給自己以外的其他同事排名、打分數,透過這個分數來 Review 員工。

不時會有新專案冒出來,讓員工自由來認領,如果一個專案沒有人來認領,就會把專案關掉,因為如果沒人想做,這一定是個爛主意!

小結

這間公司成功其實是因為產業型態,遊戲業只要有1款遊戲爆紅,就可以cover其他損失,但之前賣鞋的電商Zappos試行2年後就宣告失敗。

◈ 案例 2 ◈台灣某遊戲公司:極端的扁平化招募

體現在以下幾個重點上:

  1. 重視peer interview

  2. 每個團隊成員都有veto right >>團隊中只要有一個人不喜歡,就可以reject這個人入職

  3. 極端重視on boarding process >> 一個月只能onboard 1個人,因為全公司要好好照顧他,但問題是有人可能要等上3個月才能入職XDDD

  4. 團隊成員都可以互相挑戰,不看級職

Y 社自己的招募步驟:

  1. 人力需求提出

  2. 請同事寫 JD :你期望你的夥伴長成什麼樣子

  3. 開職缺

  4. 書審面試順序由同事決定

  5. 第一階段評分表

  6. 二面

  7. 二面後討論 candidate

  8. 同事喜歡的優先錄取


個人心得

我非常喜歡今晚的分享和活動後的交流,今晚的重點是在扁平化招募這件事情上,但過程中談論了很多新創在管理制度上面臨的挑戰,我一直以來都非常認同「自由伴隨著責任,誠信本身是沒有模糊地帶的」這件事,但很多人在加入新創時,很容易只看到「自由、模糊」兩件事,這很顯然的就是完全搞不清楚狀況+放錯重點。

在這個找人很難的時代,寧可在面試的時候多投入一些資源,也不要人進來後才發現不適合,又要換人,這對整間公司而言真的會浪費超級多的時間和資源。

聽完 Candy 的分享,我個人深深感受到 iKala 的文化是「公司認同自由&開放的風氣,對每位員工全然的信任,這讓員工也有深度的參與感,把公司的事當成自己的事,並且對公司和夥伴百分之兩百的信任,這樣的凝聚力和向心力讓公司積累了很強大的成長動能!」

今晚學習到很多,期許有天能做和他們一樣好!

本文轉載自 Accupai 雲攝影共同創辦人暨營運長 Disney 的 Medium,原文標題為「 Yourator人資小酒館扁平組織文化及招募流程_活動心得分享」。


Yourator 人資小酒館講座結束後,還有許多人資留下來交流,大家合影留念。

Yourator 人資小酒館講座結束後,還有許多人資留下來交流,大家合影留念。

如果你也對人資相關主題講座有興趣,歡迎…

我們會把最新活動消息發布在上面!

Lydia Chen